مدیریت زمان چیست؟ ا تکنیک هایی برای مدیریت زمان
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به ما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهیم و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشویم.
- تفاوت در شیوه، ترتیب و نحوه ی مدیریت زمان است که سبب افزایش یا کاهش کارایی اشخاص می شود.
- مدیریت زمان نحوه ی سامان بخشیدن و برنامه ریزی شما برای هنگامی است که به انجام فعالیت های خاص اختصاص می دهید.
- اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است.
مدیریت زمان عمل یا فرایند طراحی به‌کارگیری کنترل آگاهانه بر روی زمانی است که صرف فعالیتهای مشخص می‌شود، به خصوص به منظور افزایش اثر بخشی، کارایی یا باروری می‌شود.
در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش از پیش وجود دارد.
کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه ریزی زمان دارند کارهای خود را در اسرع وقت و به شکل صحیح انجام می دهند .
مدیریت زمان ، یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست. همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، میتواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم
مدیریت زمان چیست؟
زمان از گرانبها ترین داشته های هر فرد است . بسیاری از ما در انجام کارهای روزانه دچار کمبود زمان می شویم و نمی توانیم کارهایمان را به موقع و درست به پایان برسانیم در چنین زمانی نیاز به مدیریت زمان احساس می شود .
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به ما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهیم و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشویم.
کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه ریزی زمان دارند کارهای خود را در اسرع وقت و به شکل صحیح انجام می دهند .
این افراد از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می کنند زیرا تمرینات و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته اند و در زندگی شخصی به کارگرفته اند.
تکنیک هایی برای مدیریت زمان
هیچوقت از این که وقت کافی برای انجام کارها و پیشرفت در زندگی ندارید شکایت نکنید. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که اشخاص موفقی مثل هلن کلر، پاستور، البرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزاخانی داشته اند.
تفاوت در شیوه، ترتیب و نحوه ی مدیریت زمان است که سبب افزایش یا کاهش کارایی اشخاص می شود.
مدیریت زمان یکی از مهمترین اصولی است که انسانهای موفق به آن اهمیت میدهند و برنامه های زندگی خویش را طبق این اصول طرح و اجرا می کنند.
عوامل مؤثر در مدیریت زمان
- تعيين اهداف
- اولویت بندی این هدف ها
- تصمیم گیری در خصوص زمان اختصاص دادن به وظیفه های خاص
- تنظیمات برنامه را تغییر دادن
- بازبینی هدف ها و اولویت ها بطور منظم
- مشاهده نتیجه ها
روش های کاربردی مدیریت زمان
اولویت بندی کارها
اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب میدهند و نه کمک می کنند که به هدف های خویش دست یابید را حذف کنید.
این مرحله بيشترین تغيير در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در مورد فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را شروع کنید.
برای تصمیم گیری در مورد فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعيين کنید که از آن ها لذت می برید و آن ها را خوب انجام می دهید.
خيلي مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید.
در گزارش خود کارهایی که از آن ها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوش آیند نیستند را معلوم کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آن ها لذت می برید.
در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، هم مهم است که آنرا خوب انجام دهید.
در تعيين این که چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، آشنایی نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. سعی نکنید مسوولیت هایی بیش از آنچه میتوانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید.
پس از تعيين کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیرضروری در زندگی خویش را دور بریزید.
تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان خویش می دانید تفویض کنید. پس از این که لیست کارهای روزانه را به ميزان قابل قبولی از مسوولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد.
نه گفتن را یاد بگیرید
انجام تعهدات زمانی زیاد، میتواند به ما بیاموزد که چطور از پس درگیری های گوناگون و فشرده ی کاری بر آییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنين دستاوردی میتواند تحولی بزرگ در زندگی بوجود آورد.
شیوه کار به اینصورت است که شما باید در صورت امکان بعضی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به بعضی فرصت ها و درخواست ها پاسخ منفی دهید.
مقصود اصلی این است که شما تنها تعهداتی را بپذیرید که از عهده ی انجام آن بر می آیید و در مدت زمان مقرر میتوانید آنرا به نحو احسن به انجام برسانید.
برای هر کاری تاریخ سررسید تعيين کنید
تاریخ های واقع بینانه تعيين کنید و به آن پایبند باشید. این مسئله، از روش های مدیریت زمان آسان و در عین حال کاربردی است.
میخواهیم همه کارها را خودمان انجام دهیم
بسياري از کارها را می توان برون سپاری کرد، با این کار زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری تر دارید.
اگر همۀ کارها را خودتان انجام می دهید یعنی کار مهمی برای انجام ندارید.
معمولآ 80% کارهای لیستی که برای نخستین بار تهیه می کنید را میتوانید به افراد دیگر بسپارید، پس در تهیه فهرست بیشتر توجه کنید و کارهایی را که تنها خودتان میتوانید انجام دهید و کسی جز شما نمی تواند آنها را انجام دهد را در فهرست بیاورید.
البته به این مسئله توجه کنید که کارهایی که برون سپاری می کنید برای افراد دیگر ایجاد مشکل نکند.
افزایش مهارت های مدیریت زمان با شناسایی وظایف
در آغاز معلوم کردن زمان هایی برای انجام کارهای چندتکلیفی و کارهای تکی بسیار پر اهمیت است.
مثلا انجام تکمیل چک لیست ها در محل کار از کارهایی است که باید به صورت چند کاره باشد تا در وقت صرفه جویی شود ولی انجام پروژه های ویژه و خاص باید به صورت تکی باشد تا در بالاترین سطح انجام شود و حواس و زمان ویژه ای به آن اختصاص داده شود.
ارزش های خویش را معلوم کنید
مهم ترین ارزش های خویش را معلوم کنید و بعد زندگی خویش را به شکلی سازمان دهی کنید که مطابق با این ارزش ها زندگی نمایید.
تمرکز داشته باشید
یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان، عدم تمرکز است.
برای همه ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زيادي را بر سر کاری مهم از دست داده باشیم. این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تأثير منفی آن بر روی مدیریت زمان است.
بهترین تکنیکی که برای تمرکز و مدیریت زمان می توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است که قبل از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت می کنند را به کل از بین ببرید.
چنانچه مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه ی کاری هستید، .گوشی خودتان را خاموش کنید.
این کار سبب می شود که شما در زمان معلوم، .بدون هیچ بر هم زننده ی تمرکزی، به کارتان برسید و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوشتان هم به خبرهای تلویزیون باشد.
تلاش کنیدکاری که انجام میدهید را با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید. نتیجه ی شگفت آور آن روادر مدیریت زمان خواهید دید.
چند کار را با هم انجام ندهید
اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید تحت هیچ شرایطی نباید دو کار را به صورت هم زمان انجام دهید.
تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و تلاش کنید آن را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و بعد به سراغ کار بعدی بروید.
اینکه شما چند کار را به صورت هم زمان انجام بدهید باعث می شود که هم زمان را از دست بدهید و هم در هیچ یک از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید.
عواقب نامطلوب شکست در مدیریت مؤثر زمان عبارتند از:
- به پایان نرساندن کارها در آخرین مهلت زمان
- گردش کار بی نتیجه
- کیفیت کار ضعیف
- بدنامی حرفه ای و عدم پیشرفت کاری
- استرس بالا
اهمیت مدیریت زمان عبارت اند از:
- منجر به بهره وری و کارایی بیشتر می شود
- وجهۀ حرفه ای بهتری به شما می دهد
- اضطراب کمتری را به شما تحمیل می کند
- سبب افزایش موقعیت ها برای پیشرفت می شود
- منجر به ایجاد حس رضایت مندی فردی می شود
- سبب کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد
- سبب تقویت اعتماد به نفس می شود
- موقعیت های بهتر برای دستیابی به هدف های مهم زندگی و هدف های شغلی را فراهم می آورد
عواقب نامطلوب عدم مدیریت زمان
- عدم تکمیل کار پیش از موعد
- جریان کاری کم بازده
- تلف کردن زیاد وقت
- کیفیت کاری را پائین می آورد
- وجهۀ حرفه ای ضعیف و رکود شغلی
- سطح استرس بالا
- نارضایتی فردی
زمان را نمی توان کنترل کرد. زمان هیچ گاه برای من و شما نمی ایستد. گذشته بر نمی گردد و آینده هم هیچ گاه از پیش تعیین نمی شود پس ما فقط قادر به مدیریت زمانی هستیم که همین حالا قدرت تصمیم گیری برایش را داریم.
پس باید تلاش کنیم که حال زندگی خودمان را خوب کنیم. اگر ما قدرت در دست گرفتن زمان را یاد بگیریم مطمئنا توانایی هایمان هم بیشتر دیده می شوند و در مدتی کوتاه این قدرت را خواهیم داشت که به توانایی هایمان اضافه کنیم و از آن ها پله ای برای صعود بسازیم.
↓به کانال تلگرام و پیج اینستاگرام ری را بپیوندید↓
